006_컴활_엑셀 피벗테이블 설정(1)
오늘부터 2회에 걸쳐 피벗테이블에 대하여 공부하는 시간을 갖게 습니다. 컴활1급 엑셀실기시험에 10점문제로 5개의 소문제가 나오며, 그중 하나라도 틀리게 되면 부분점수도 없어, 쉬어 보이지만 절대로 쉬어보이지 않는 문제입니다. 피벗테이블과 관련하여 나올 수 있는 다양한 부분에 대하여 알아두는 것이 좋습니다. 여기에서는 동영상 강의가 아니기 때문에 실습은 별도의 교재로 공부하시는 것이 좋습니다.
01. 피벗 테이블(Pivot Table)이란
대화형 테이블의 일종으로 데이터의 나열형태에 따라서 그룹별 집계를 보여주는 기능이라 할 수 있습니다.
02. 피벗 테이블의 시작
01) ① 상단의 삽입메뉴의 ② 표- ③ 피벗테이블을 클릭하게 되면 팝업화면이 표시되며, ④ 이 팝업화면에서 피벗테이블을 선택하여 시작합니다
02) 피벗 테이블 보고서를 넣을 위치
위치는 새 워크시트나 기존워크시트 모두 선택이 가능하나, 1급 컴활 실기 시험문제에서는 기존 워크시트를 주로 지정하게 됩니다.
이때 위치하는 셀의 위치는 보고서 필터위치를 기준으로 하는 것이 아니라 피벗테이블이 실제 시작하는 위치인 아래의 예의 경우 K4를 기준으로 선택합니다. 실제 시험문제에서는 “피벗 테이블의 보고서의 레이아웃과 위치는 <그림>을 참조하여 설정하고...”라고 표현 합니다.
03. 피벗테이블 구성요소
01) ① 보고서 필터 ②) 행레이블 ③) 열레이블 ④) 값으로 구성됩니다. 여기 예에서는 대여료가 행레이블로, 제작년도가 열레이블로, 대여료가 값으로, 타이틀명이 보고서필터로 선택합니다.
02) 필드선택으로 피벗테이블에 표시된 내용입니다. K4에서 피벗테이블이 시작되고, 행레이블과 열레이블, 값영역 및 보고서 필터영역이 표시됩니다.
04. 피벗테이블 보고서의 레이아웃
피벗테이블 도구메뉴의 ① 디자인 메뉴를 클릭한 후 ② 왼쪽 상단의 레이아웃 ③ 보고서 레이아웃을 클릭하게 되면, 팝업으로 ④ 압축형식, 개요형식 테이블형식의 3가지 방식이 표시됩니다.
√ 압축 형식 : 기본이며, 행레이블, 열레이블로 이름이 표시
√ 개요 형식 : 열레이블이 필드명으로 변경되어 표시되며, 그룹화 사용시 그룹명과 데이터가 한칸 떨어진 상태로 표시
√ 테이블 형식 : 열레이블이 필드명으로 변경되어 표시되며, 그룹화 사용시 그룹명과 데이터가 같은 줄에 표시
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실제시험문제에서는 “보고서 형식을 개요형식으로 표시하시오”, “보고서 레이아웃을 테이블 형식으로 표시하시오.”로 출제되지만, “실제 그림을 참조하여 보고서를 작성하시오” 라는 문제도 드물게 출제되기 때문에 레이아웃 형식에 대한 정확한 이해를 가지고 있으면 도움이 됩니다. |
<일반적인 레이아웃 형식 1>
<일반적인 레이아웃 형식 - 그룹화>
05. 피벗테이블 옵션
피벗테이블을 작성하다보면 레이아웃서식, 요약 및 필터, 표시 등에 대한 다양한 옵션을 설정할 수 있습니다
01) 레이블이 있는 셀병합 및 가운데 맞춤 : 체크를 선택하면 레이블이 있는 셀이 병합되고, 가운데 맞춤으로 정렬 됩니다.
02) 빈셀등에 다양한 기호로 표시 : 빈셀표시에 해당하는 기호를 표시하면 됩니다. 여기서는 * 기호를 빈셀에 표시하였습니다.
03) 행의 총합계 표시, 열의 총합계 표시
피벗 테이블에서 “행 총합계”,“열 총합계” 표시를 체크하게 되면 아래 표처럼 총합계가 표시됩니다.
04) 하위항목과 확장/축소
하위항목이 많은 경우 하위항목을 축소하여 보거나 다시 확대하여 보여주는 단추의 화면 표시여부입니다. 확장/축소단추 표시를 해제하게 되면 단추표시가 나타나지 않게됩니다
06. 피벗테이블 스타일
디자인 → 피벗테이블 스타일에서 피벗테이블을 다양하게 꾸밀 수 있는 크게 3종류로 밝게(29개), 보통(28개), 어둡게(28개)로 다양한 스타일을 선택할 수 있습니다
07. 그룹설정
엑셀 피벗테이블 시험에서 거의 매번 나온 다고 할 정도로 중요한 내용으로 그룹화에 대하여 정확히 알지 못하는 경우 실수를 하게 되어, 10점이나 배정된 피벗테이블 점수를 얻지 못하게 되어 엑셀 전체 시험합격에도 영향을 끼치는 중요한 항목이라 할 수 있습니다.
엑셀의 피벗 테이블에서 사용하는 그룹화는 크게 문자그룹화와 숫자/날짜 그룹화 2가지로 구분됩니다.
01) 문자 그룹화 : 그룹화 할 대상을 범위로 설정후 그룹화를 진행, 그룹화되면 필드가 추가 생성
√ 판매분기에 셀을 2013~2014년, 2015~2017년의 2그룹으로 그룹화하는 문제입니다. ①2013년 1분기 셀에 넣고 ②오른쪽 마우스를 놓고 그룹화를 시도하면 ③ 선택범위를 그룹으로 묶을 수 없다는 오류메시지가 나오게 됩니다. 이는 판매분기 데이터가 문자 데이터이기 때문에 그룹을 선택하여 범위로 지정하여야 그룹화할 수 있습니다.
√ 판매분기에서 2013~2014년해당하는 영역을 선택영역으로 지정하고 오른쪽 마루스를 클릭하여 그룹을 선택하게 되면 그룹1로 그룹화가 되고, 그룹1 이름을 2013-2015로 변경하여 주면 됩니다
02) 숫자, 날짜 그룹화 : 블록 설정으로 그룹화 하면 안되며, 데이터의 첫 번째 셀에 두고 오른쪽 마우스를 클릭하여 그룹화 진행하게 되면, 팝업화면이 띄게 되면 시작과 끝, 단위에 해당내용을 입력하고 옆의 체크표시는 해제한 후 확인을 누르면 그룹화가 진행이됩니다
√ 매출액 필드에 있는 데이터 중 ① 첫 번째 셀을 선택한 다음, ② 오른쪽 마우스를 클릭하여 그룹을 선택하게 되면 자동 그룹화화면이 표시됩니다. ③ 자동표시화면에서 시작, 끝, 그리고 단위를 입력한다음 오른쪽에 있는 체크표시를 해제하면 됩니다
08. 부분합 표시 : 표의 부분합을 표시하거나 하지 않을 수 있습니다
① 상단 왼쪽에 있는 부분합을 선택하게 되면, ② 표시안함, 하단에 표시,) 상단에 표시로 선택할 수 있습니다. 그룹상단에 모든 부분합 표시를 클릭하게 되면 ③ 상단에 부분합이 표시됨을 알 수 있습니다.
09. 빈행 표시 : 표의 가독성을 높이기 위해 빈행을 삽입하거나 삽입된 행을 제거할 수 있습니다.
① 메뉴의 빈행을 선택하게 되면, ② 각 항목 다음에 빈줄 삽입이라는 메뉴가 표시되고, 이를 선택하게 되면 ③ 빈행이 표시됩니다.
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